W dniu 24 czerwca 2024 r. w Dzienniku Ustaw opublikowana została ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, która implementuje do polskiego prawa dyrektywę w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Nowe przepisy zaczną obowiązywać 25 września 2024 r.

Tym samym podmioty (na rzecz których według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób) zobligowane są do wdrożenia wewnętrznych procedur dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych. Do liczby 50 osób wykonujących pracę zarobkową na rzecz podmiotu prawnego wlicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia (art. 23 ust. 2 ustawy).

Z wejściem w życie ustawy pojawiają się w odniesieniu do w/w podmiotów następujące obowiązki, w szczególności:

1. WDROŻENIE WEWNĘTRZNYCH PROCEDUR DOKONYWANIA ZGŁOSZEŃ (art. 24 i nast. ustawy).

1. procedura powinna określać:

• wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, lub podmiot zewnętrzny, upoważnione do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych;
• sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę wraz z jego adresem korespondencyjnym lub adresem poczty elektronicznej (ustnie, telefonicznie, za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, pisemnie, elektronicznie)
• bezstronną wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, upoważnione do podejmowania działań następczych (włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej) funkcję tę może pełnić wewnętrzna jednostka organizacyjna lub osoba, o której mowa powyżej, jeżeli zapewniają bezstronność;
• tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo;
• obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie;
• obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych przez wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę, o których powyżej
• maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej,
• zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz – w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

2. procedura powinna zostać poddana konsultacjom zgodnie z trybem określonym w art. 24 ust. 3-5 ustawy) z:

1. zakładową organizacją związkową albo zakładowymi organizacjami związkowymi, jeżeli w podmiocie prawnym działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa, albo
2. przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego, wyłonionymi w trybie przyjętym w podmiocie prawnym, jeżeli nie działa w nim zakładowa organizacja związkowa.

3. osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby podmiot prawny przekazuje informację o procedurze zgłoszeń wewnętrznych wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy (art. 24 ust. 6 ustawy).

4. do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych, mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie podmiotu prawnego. Osoby upoważnione są obowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę (art. 27 ust. 2 ustawy)

5. obowiązek prowadzenia rejestru zgłoszeń zgodnie z art. 29 ustawy.

2. ZAKAZ STOSOWANIA DZIAŁAŃ ODWETOWYCH (art. 11 i nast. ustawy).

Głównym celem ustawy jest stworzenie systemu ochrony prawnej dla sygnalistów, aby zapewnić im bezpieczeństwo oraz chronić przed działaniami odwetowymi, które mogą polegać na: odmowie nawiązania stosunku pracy; wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy; niezawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa; obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę; wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu; pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń; przeniesieniu na niższe stanowisko pracy; zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych; przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty; niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy; negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy; nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze; przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu; mobbingu; dyskryminacji; niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu; wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe; nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania; działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;   spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu; wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty (art. 12 ustawy).

Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa (art. 6 ustawy).

Co istotne, to na pracodawcy spoczywa ciężar dowodu, że podjęte działanie nie jest działaniem odwetowym (art. 12 ust. 3 ustawy).

ODPOWIEDZIALNOŚĆ KARNA

Zgodnie z katalogiem przestępstw określonych w ustawie, kto w celu aby inna osoba nie dokonała zgłoszenia, uniemożliwia jej to lub istotnie jej to utrudnia będzie podlegała grzywnie, karze ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności nawet do lat 3 (art. 54 ustawy).

Podobna odpowiedzialność grozi za zachowania polegające na stosowaniu działań odwetowych względem sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą. Działania odwetowe będą zagrożone karą ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Jeżeli działania odwetowe będą przybierały charakter uporczywy to takie przestępstwo będzie zagrożone bezwzględną karą pozbawienia wolności do lat 3 (art. 55 ustawy).

Kto ujawni tożsamość sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą będzie podlegał grzywnie, karze ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do roku (art. 56 ustawy).

W przypadku zaś nieustanowienia procedury dokonywania zgłoszeń lub ustanowienia jej z istotnym naruszeniem wymogów wynikających z ustawy należy liczyć się z karą grzywny (art. 58 ustawy).

FORMULARZ OCENY ZGODNOŚCI PROCEDURY WEWNĘTRZNEJ Z WYMOGAMI USTAWY

Kancelaria AKLEGAL opracowała na potrzeby podmiotów, co do których ustawa znajdzie zastosowanie (limit zatrudnianych pracowników) i którzy będąc podmiotami korporacyjnymi mają już wewnętrzne procedury dotyczące zgłaszania nieprawidłowości – praktyczne narzędzie – jakim jest formularz oceny zgodności procedury wewnętrznej z wymogami ustawy.

Często bowiem spotykamy się z sytuacją, w której dany podmiot deklaruje, że ma już procedurę (opracowana przez centralę i zgodną z wymogami dyrektywy), po czym okazuje się, że nie spełnia ona jednak wymogów ustawy.

Z wykorzystaniem formularza oceny zgodności procedury z ustawą można w zaledwie 10 minut przeprowadzić swoisty self-audit i zyskać wyobrażenie co do ilości ewentualnych zmian koniecznych do wprowadzenia w procedurze. Mamy nadzieję, że okaże się pomocny. Wystarczy, że pracownik udzieli odpowiedzi na zamieszczone w formularzu pytania, by ocenić stopień zgodności procedury z wymogami ustawowymi.

Analiza ilości udzielonych negatywnych odpowiedzi da wyobrażenie o skali zmian koniecznych do wprowadzenia, by zadośćuczynić wymogom nałożonym przez ustawodawcę.

W przypadku podmiotów, które jeszcze nie dysponują odpowiednią procedurą, przesłany formularz może stanowić swoistą mapę nawigującą po obszarach jakie wymagają uwzględnienia.

W razie jakichkolwiek pytań lub wątpliwości co do sposobu udzielania odpowiedzi bądź implementowania zmian do procedury – jesteśmy do dyspozycji.

Zachęcamy do kontaktu,

Zespół kancelarii AKLEGAL

POBIERZ FORMULARZ