RYZYKO PRAWNE SPRAWOWANIA FUNKCJI CZŁONKA ZARZĄDU W SPÓŁCE Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ

A) ODPOWIEDZIALNOŚĆ MAJĄTKOWA (CYWILNOPRAWNA)

Odpowiedzialność majątkowa członków zarządu ma charakter dwuwymiarowy.

W pierwszej kolejności, wobec spółki członkowie zarządu odpowiadają za szkodę wyrządzoną niestarannym działaniem, stanowiącym naruszenie umowy spółki lub przepisów prawa. Co istotne, absolutorium udzielane cyklicznie, raz do roku członkom zarządu przez wspólników na Zwyczajnym Zgromadzeniu Wspólników, ogranicza możliwość dochodzenia osobistej odpowiedzialności członka zarządu ze strony spółki, ale nie ze strony wspólników.

Po drugie, istnieje możliwość pociągnięcia do odpowiedzialności członków zarządu za zobowiązania zaciągnięte przez spółkę względem osób trzecich (np. kontrahentów spółki, którym spółka nie zapłaciła) lub Skarbu Państwa. Odpowiedzialność ta ma charakter posiłkowy tzn. pojawia się dopiero wówczas, kiedy egzekucja przeciwko spółce z tytułu takich zobowiązań okaże się bezskuteczna z uwagi na brak wystarczającego na ich zaspokojenie majątku. W takiej sytuacji członkowie zarządu odpowiadają solidarnie ze spółką za jej zobowiązania w zakresie, w jakim wierzyciele spółki nie zostali zaspokojeni z majątku spółki. Członek zarządu może uwolnić się od tej odpowiedzialności, jeżeli wykaże, że we właściwym czasie zarząd zgłosił wniosek o ogłoszenie upadłości spółki, albo że niezgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości nastąpiło nie z jego winy, albo że pomimo niezgłoszenia wniosku o ogłoszenie upadłości, wierzyciel nie poniósł szkody.

Odpowiedzialność członków zarządu pojawić się może wyłącznie wówczas, kiedy ich zawinione zachowanie (zwłaszcza nie dochowanie należytej staranności, jakiej można było oczekiwać), które jest ponadto sprzeczne z prawem lub umową spółki spowoduje szkodę w majątku. Ogranicza to istotnie możliwość skutecznego powoływania się przez członka zarządu na brak wiedzy, doświadczenia czy wykształcenia. Jednakże, odpowiedzialność to może zostać złagodzona w szczególnych okolicznościach, takich jak np. zastosowanie się do wyraźnych opinii doradców prawnych lub podatkowych.

Członkowie zarządu mogą także wykorzystać szereg instrumentów w celu wzmocnienia swojej sytuacji prawnej w przypadkach opisanych powyżej. W szczególności mogą starać się wprowadzić np. kwotowe ograniczenia swojej odpowiedzialności w umowach jakie zawierają ze spółką lub uzyskać od wspólników gwarancje zaspokojenia zobowiązań osób trzecich na wypadek niewypłacalności spółki w jakiej pełnią funkcję ograniczając w ten sposób skutki swojej odpowiedzialności za jej zobowiązania. Na rynku spotykane są także produkty ubezpieczeniowe dedykowane członkom zarządu (D&O).

B) ODPOWIEDZIALNOŚĆ ZA ZOBOWIĄZANIA PUBLICZNOPRAWNE SPÓŁKI Z O. O.

Odpowiedzialność za zaległości podatkowe spółki może być rozszerzona na jej członków zarządu. Odpowiedzialność ta ma charakter osobisty. Dotyczy więc całego majątku członków zarządu. Jest to też odpowiedzialność solidarna i subsydiarna ze spółką. Zakres odpowiedzialności ograniczony jest do zaległości podatkowych spółki z tytułu zobowiązań, których termin płatności upływał w czasie pełnienia przez poszczególnych członków zarządu.

Pozytywne przesłanki ww. odpowiedzialności członka zarządu to:

nieskuteczna egzekucja z majątku spółki.

wykazanie, że zaległości wynikają ze zobowiązań, których termin płatności upłynął w czasie pełnienia obowiązków członka zarządu.

Negatywne przesłanki, których zaistnienie wyklucza odpowiedzialność członków zarządu, to:

wykazanie, że we właściwym czasie zgłoszony został wniosek o ogłoszenie upadłości lub wszczęto postępowanie zapobiegające ogłoszeniu upadłości (postępowanie układowe) albo, że

niezgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości lub niewszczęcie postępowania zapobiegającego ogłoszeniu upadłości (postępowania układowego) nastąpiło bez ich winy.

Należy również zaznaczyć, iż zgodnie z ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych członkowie zarządu spółki mogą zostać pociągnięci do odpowiedzialności za niezapłacone w terminie składki na Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i na ubezpieczenie zdrowotne.

C) ODPOWIEDZIALNOŚĆ KARNA I KARNOSKARBOWA

Niezależnie od odpowiedzialności cywilnoprawnej, na członkach zarządu ciąży ryzyko odpowiedzialności karnej oraz karnoskarbowej. W szczególności ten, kto będąc członkiem zarządu, działa na szkodę spółki, podlega karze pozbawienia wolności do lat 5 lub grzywnie. Tej samej karze podlega, kto członka zarządu nakłania do działania na szkodę spółki lub udziela mu pomocy do popełnienia tego przestępstwa (np. doradca prawny lub podatkowy). Kto, będąc członkiem zarządu spółki handlowej, dopuszcza do tego, że pisma i zamówienia handlowe, nie zawierają danych określonych przepisami prawa, podlega natomiast grzywnie do 5.000,00 zł. Niezależnie od odpowiedzialności karnej członków zarządu, w zakresie powierzonych obowiązków odpowiedzialność taka ciążyć może również na innych osobach, np. głównej księgowej, dyrektorze finansowym czy doradcy prawnym, jeżeli ich zachowanie wypełnia znamiona przestępstwa. Penalizowane przez prawo jest również niedopełnienie obowiązków wynikających z Kodeksu Spółek Handlowych oraz Ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, takich jak: niezłożenie sądowi rejestrowemu listy wspólników, zaniechanie prowadzenia księgi udziałów, niezwołanie zgromadzenia wspólników, odmowa wyjaśnień osobie powołanej do rewizji lub niedopuszczenie jej do pełnienia obowiązków, a także nieprzedstawienie sądowi rejestrowemu wniosku o wyznaczenie biegłych rewidentów – działania te zagrożone są karą grzywny do 20.000,00 zł.

Należy mieć również na uwadze przepisy kodeksu karnego, które penalizują działania zmierzające do udaremnienia lub uszczuplenia zaspokojenia wierzyciela, poprzez szeroko rozumiane wyzbycie się majątku przez spółkę oraz działania polegające na zaspokajaniu w sposób dowolny niektórych wierzycieli w większym stopniu, zaś niektórych w mniejszym stopniu, w zależności jedynie od własnego uznania.

Na podstawie kodeksu karnego skarbowego za przestępstwa skarbowe odpowiada także ten, kto na podstawie przepisu prawa, decyzji właściwego organu, umowy lub faktycznego wykonywania zajmuje się sprawami gospodarczymi, w szczególności finansowymi, osoby prawnej albo jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej. Przepis ten stanowi ogólną podstawę odpowiedzialności członków zarządu.

D) ODPOWIEDZIALNOŚĆ ORGANIZACYJNA (KORPORACYJNA) WOBEC WSPÓLNIKÓW I SPÓŁKI

Członek zarządu ma przede wszystkim obowiązek reprezentować spółkę wobec osób trzecich oraz prowadzić wewnętrzne sprawy spółki. Zakres tych obowiązków wyznacza zarazem zakres odpowiedzialności.

Członkowie zarządu mogą w każdej chwili zrezygnować ze swojej funkcji. W każdym czasie mogą zostać także odwołani przez podmiot, który ich powołał. Nie wyłącza to możliwości dochodzenia odszkodowania od spółki w ramach umowy o pracę czy kontraktu menedżerskiego. Zakres praw i obowiązków w obszarze organizacyjnym członków zarządu może zależeć także od kompetencji, jakie przyznaje im umowa spółki lub uchwały wspólników.

E) NAKAZ WSTRZYMANIA SIĘ OD UDZIAŁU W ROZSTRZYGANIU SPRAW W PRZYPADKU SPRZECZNOŚCI INTERESÓW

Kodeks Spółek Handlowych nakłada nakaz wstrzymania się przez członka zarządu od czynności dotyczących reprezentacji spółki lub prowadzenia spraw spółki w przypadku sprzeczności interesów.

Naruszenie tego obowiązku naraża członka zarządu co najmniej na odpowiedzialność korporacyjną, tj. odwołanie z pełnienia funkcji w zarządzie, a także na odpowiedzialność odszkodowawczą.

Jeżeli członek zarządu jest pracownikiem spółki, jego działanie wbrew takiemu nakazowi może stanowić nawet podstawę zwolnienia dyscyplinarnego.

F) ZAKAZ KONKURENCJI

Członek zarządu jest zobowiązany na mocy kodeksu spółek handlowych do niepodejmowania działalności konkurencyjnej względem spółki, bez jej zgody.

Jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, zgody na działalność konkurencyjną udziela organ uprawniony do powołania zarządu, a więc zgromadzenie wspólników lub rada nadzorcza. Naruszenie zakazu konkurencji może spowodować odpowiedzialność korporacyjną lub odszkodowawczą.

G) OBOWIĄZEK ZŁOŻENIA WNIOSKU O OGŁOSZENIE UPADŁOŚCI W SYTUACJI, W KTÓREJ SPÓŁKA STANIE SIĘ NIEWYPŁACALNA

Spółka jest niewypłacalna, jeżeli utraciła zdolność wykonywania swoich wymagalnych zobowiązań pieniężnych lub gdy jej zobowiązania pieniężne przekraczają wartość majątku, a stan ten utrzymuje się przez okres dłuższy aniżeli 24 miesiące. Domniemywa się, że dłużnik utracił zdolność do wykonywania swoich wymagalnych zobowiązań pieniężnych, jeżeli opóźnienie w ich wykonaniu przekracza 3 miesiące.

Dłużnik jest obowiązany nie później niż w terminie 30 dni od dnia, w którym wystąpiła podstawa upadłości, zgłosić w sądzie rejestrowym wniosek o jej ogłoszenie. W przypadku sp. z o. o. obowiązek zgłoszenia wniosku ciąży na każdym członku zarządu. Wniosek może zgłosić samodzielnie każdy z członków zarządu nawet gdy zgodnie z umową spółki przewidziano reprezentację łączną.

Brak zgłoszenia w terminie wniosku eksponuje członka zarządu na ryzyko prowadzenia egzekucji przez wierzycieli niewypłacalnej spółki z jego majątku osobistego. Dodatkowo kto, będąc członkiem zarządu spółki albo likwidatorem, nie zgłasza wniosku o upadłość spółki handlowej pomimo powstania warunków uzasadniających według przepisów upadłość spółki podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.

Za zawinione niewywiązanie się z powyżej wskazanych obowiązków członkom zarządu grozi odpowiedzialność karna, karnoskarbowa, korporacyjna (organizacyjna), jak też odszkodowawcza.

H) OBOWIĄZEK PROWADZENIA KSIĘGI UDZIAŁÓW

Zarząd jest obowiązany prowadzić księgę udziałów, do której należy wpisywać nazwisko i imię albo firmę (nazwę) i siedzibę każdego wspólnika, adres, liczbę i wartość nominalną jego udziałów oraz informacje o ustanowieniu zastawu lub użytkowania oraz wykonywania prawa głosu przez zastawnika lub użytkownika, a także wszelkie zmiany dotyczące osób będących wspólnikami i przysługujących im udziałów.

Niespełnienie powyższego obowiązku przez osobę do tego zobowiązaną może skutkować nałożeniem przez sąd rejestrowy grzywny w wysokości 20.000,00 zł. Dla stosowania kary grzywny nie ma znaczenia to, czy członek zarządu nie dopełnił swoich obowiązków nieumyślnie.

I) OBOWIĄZEK ZŁOŻENIA SĄDOWI REJESTROWEMU AKTUALNEJ LISTY WSPÓLNIKÓW

Po każdej zmianie danych dot. wspólników ujawnionej w KRS, zarząd ma obowiązek złożenia sądowi rejestrowemu podpisanej przez wszystkich członków zarządu nowej, aktualnej listy wspólników z wymienieniem liczby i wartości nominalnej udziałów każdego z nich oraz wzmianką o ustanowieniu zastawu lub użytkowania udziałów.

Niespełnienie powyższego obowiązku przez osobę do tego zobowiązaną, może skutkować nałożeniem przez sąd rejestrowy grzywny w wysokości 20.000,00 zł. Dla stosowania kary grzywny nie ma znaczenia to, czy członek zarządu nie dopełnił swoich obowiązków nieumyślnie.

J) OBOWIĄZEK PODAWANIA AKTUALNYCH INFORMACJI O SPÓŁCE

Pisma oraz zamówienia handlowe składane przez spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością w formie papierowej lub elektronicznej, a także informacje na stronach internetowych spółki powinny zawierać:

firmę spółki, jej siedzibę i adres;

oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja

spółki oraz numer, pod którym spółka wpisana jest do rejestru;

numer identyfikacji podatkowej (NIP);

wysokość kapitału zakładowego.

Niespełnienie powyższego obowiązku poprzez dopuszczenie do tego, że pisma i zamówienia handlowe oraz informacje, o których mowa powyżej, nie zawierają przewidzianych przez przepisy danych, może spowodować nałożenie przez sąd rejestrowy grzywny do 5.000,00 zł.

K) OBOWIĄZEK PROWADZENIA KSIĘGI PROTOKOŁÓW ZGROMADZEŃ WSPÓLNIKÓW

Uchwały zgromadzenia wspólników powinny być wpisane do księgi protokołów i podpisane przez obecnych lub co najmniej przez przewodniczącego i osobę sporządzającą protokół. Jeżeli protokół sporządza notariusz, zarząd wnosi wypis protokołu do księgi protokołów.

Prowadzenie księgi protokołów (wykazu wszystkich protokołów odbytych zgromadzeń wspólników w spółce) spoczywa na zarządzie. Księga protokołów powinna być prowadzona przez cały okres istnienia spółki (także w likwidacji).

Księga protokołów może mieć postać odrębnego dokumentu, w którym znajdują się uchwały w stosownej kolejności. Nie ma przeszkód, aby księga protokołów była prowadzona obok tego w wersji elektronicznej (np. w formie skanów uchwał).

L) COROCZNE SPORZĄDZANIE SPRAWOZDANIA Z DZIAŁALNOŚCI SPÓŁKI ORAZ SPRAWOZDANIA FINANSOWEGO I SKŁADANIE ICH DO ZATWIERDZENIA ZGROMADZENIU WSPÓLNIKÓW ORAZ DO SĄDU REJESTROWEGO

Zwyczajne Zgromadzenie Wspólników powinno odbyć się w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego (przeważnie do dnia 30 czerwca każdego roku), a przedmiotem jego obrad powinno być rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy.

Sprawozdanie zarządu z działalności spółki składa się z dwóch części: sprawozdania z działalności (sprawozdanie opisowe) i sprawozdania finansowego.

Sprawozdanie z działalności odnosi się do aktywności spółki w ubiegłym roku obrotowym.

Sprawozdanie finansowe, zgodnie z ustawą o rachunkowości obejmuje: bilans, rachunek zysków i strat (rachunek wyników), sprawozdanie z przepływów środków pieniężnych, informację dodatkową.

Zgodnie z ww. ustawą w przypadku spółek, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, zarząd ma obowiązek złożyć we właściwym rejestrze sądowym roczne sprawozdanie finansowe, opinię biegłego rewidenta, jeżeli podlegało ono badaniu, odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego. Jeżeli sprawozdanie finansowe nie zostało zatwierdzone w obowiązującym terminie, należy je złożyć w sądzie rejestrowym w ciągu 15 dni po tym terminie, a także 15 dni po jego zatwierdzeniu wraz z wymaganymi dokumentami. Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych ww. spółki obowiązane są do przekazania do właściwego urzędu skarbowego sprawozdanie wraz ze sprawozdaniem z badania, w terminie 10 dni od daty zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego wraz z odpisem uchwały zgromadzenia zatwierdzającej ww. sprawozdanie.

Wzmiankę o złożeniu rocznego sprawozdania z oznaczeniem dat ich złożenia zgodnie z art. 40 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, zamieszcza się w KRS oraz Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Niezłożenie sprawozdania w ustawowym terminie stanowi naruszenie ustawy o rachunkowości i wiąże się z sankcjami karnymi. Należą do nich zarówno kara grzywny, jak i kara ograniczenia wolności.

Ł) OBOWIĄZEK ZGŁASZANIA ZMIAN DO KRAJOWEGO REJESTRU SĄDOWEGO

Zarząd spółki ma 7 dni na złożenie wniosku do sądu rejestrowego, licząc od dnia zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej. Uchybienie temu obowiązkowi może doprowadzić m.in. do wszczęcia przez sąd rejestrowy postępowania przymuszającego, skutkującego:

wymierzeniem grzywny do 1.000,00 zł która może być ponawiana;

wykreśleniem wpisu niezgodnego z rzeczywistym stanem rzeczy;

dokonaniem z urzędu wpisu danych odpowiadających rzeczywistemu stanowi rzeczy.

Od 1 czerwca 2017 r. ustawodawca nakłada na wnioskodawcę w postępowaniu o wpis zmian do rejestru dodatkowo obowiązek złożenia oświadczenia, czy jest cudzoziemcem w rozumieniu ustawy o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców, a jeśli jest – to, czy jest właścicielem lub wieczystym użytkownikiem nieruchomości położonych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

M) OBOWIĄZKI WYNIKAJĄCE Z KODEKSU PRACY

Pracodawca, przez którego w określonych okolicznościach można niekiedy rozumieć także zarząd spółki (a nie spółkę) ponosi odpowiedzialność za stan bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładzie pracy. Na zakres tej odpowiedzialności nie wpływają obowiązki pracowników w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz powierzenie wykonywania zadań służby bezpieczeństwa i higieny pracy specjalistom spoza zakładu pracy. Oznacza to, że obowiązki pracodawcy w zakresie BHP mają charakter bezwarunkowy, a konsekwencjami ich naruszenia jest kara grzywny od 1.000,00 zł do 30.000,00 zł. Z uwagi jednak na przedmiot ochrony, którym jest życie i zdrowie pracowników, możliwe są również konsekwencje cywilnoprawne za szkody na osobie, dodatkowo niedopełnienie obowiązków związanych z zachowaniem odpowiednich standardów BHP, które skutkowałoby bezpośrednim niebezpieczeństwem utraty życia albo ciężkiego uszczerbku na zdrowiu jest zagrożone karą nawet do 3 lat pozbawienia wolności.

Zwrócić należy uwagę, że, kodeks pracy nakłada także na pracodawcę obowiązek przekazania pracownikom wszelkich informacji dotyczących zagrożeń dla zdrowia i życia związanych ze stanowiskiem pracy, jak również o działaniach ochronnych i zapobiegawczych, koniecznych do zapewnienia prawidłowego wdrożenia polityki bezpieczeństwa i higieny pracy.

W razie jakichkolwiek pytań lub wątpliwości, bardzo prosimy o kontakt z AKLEGAL.

adw. dr Artur Krzykowski

Partner Zarządzający