MOŻLIWOŚĆ ODBYWANIA ZGROMADZEŃ LUB POSIEDZEŃ I PODEJMOWANIA UCHWAŁ PRZEZ ORGANY SPÓŁEK KAPITAŁOWYCH NA ODLEGŁOŚĆ, TAKŻE WYMAGAJĄCYCH UDZIAŁU NOTARIUSZA.

W związku z koronawirusem wprowadzono wyczekiwane zmiany, które istotnie usprawniają funkcjonowanie organów spółek kapitałowych, zezwalając na odbywanie zgromadzeń akcjonariuszy / wspólników, posiedzeń zarządu lub rad nadzorczych na odległość przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się.

W tym celu można wykorzystywać powszechnie dostępne komunikatory pozwalające na przeprowadzenie wideo rozmowy, telekonferencji (np. skype, zoom, facetime) lub urządzenia (smartfony, laptopy, tablety). Nie wprowadzono wymogu jednoczesnego zapewnienia fonii i wizji. Wystarczy zapewnienie samej fonii (z ograniczeniami dot. spółek publicznych). Wszyscy obecni powinni mieć zapewnioną nieprzerwaną, w czasie rzeczywistym możliwość komunikacji, co najmniej telefonicznej, z pozostałymi uczestnikami. Przebieg takich czynności warto utrwalić, np. nagrywając – o czym należy uprzedzić, dla celów dowodowych (np. dokumentując wniesione sprzeciwy do uchwał) oraz archiwizacyjnych i korporacyjnych (obowiązek prowadzenia księgi protokołów jaki spoczywa na zarządzie).

W tym trybie można także podejmować uchwały i dokonywać zmian wymagających udziału notariusza (o tym więcej w części III). Nad prawidłowym przebiegiem zgromadzeń/ posiedzeń, może także czuwać prawnik.

Wprowadzone ustawą z dnia 31 marca 2020 r. (Dz. U. 2020 poz. 568, dalej jako „specustawa”) dotyczą:

Możliwości uczestniczenia w posiedzeniu (rady nadzorczej lub zarządu) /zgromadzeniu (akcjonariuszy lub wspólników) i podejmowaniu uchwał przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
Możliwości podejmowania uchwał przez organy spółki w ramach trybu pisemnego, zwanego inaczej obiegowym, który do tej pory był dopuszczalny jedynie w przypadku uchwał wspólników spółki.
Możliwości udziału członków organów spółki w podejmowaniu uchwał poprzez oddanie głosu na piśmie za pośrednictwem innego członka organu spółki.
Obowiązków organów spółki w zakresie uregulowania w formie uchwały udziału w posiedzeniach/zgromadzeniach organów spółki na odległość.

I. Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

Podejmowanie uchwał przez Zgromadzenie Wspólników

Zwołujący Zgromadzenie Wspólników, najczęściej będzie to zarząd, może postanowić, że udział w nim można będzie wziąć przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Taki udział obejmuje w szczególności:

a) dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w Zgromadzeniu Wspólników, w ramach której mogą one wypowiadać się w toku obrad Zgromadzenia Wspólników, przebywając w innym miejscu niż miejsce obrad Zgromadzenia Wspólników,

b) wykonywanie osobiście (lub przez pełnomocnika) prawa głosu przed lub w toku Zgromadzenia Wspólników.

Jeżeli Zgromadzenie Wspólników ma się odbyć w sposób przedstawiony powyżej, w zawiadomieniu o nim należy dodatkowo zamieścić informacje o sposobie uczestniczenia w tym zgromadzeniu, wypowiadania się w jego trakcie, wykonywania na nim prawa głosu oraz wniesienia sprzeciwu od podjętej wówczas uchwały bądź uchwał.

Można jednak także wprowadzić do umowy spółki postanowienia zakazujące przeprowadzenia Zgromadzenia Wspólników w ten sposób.

Rada Nadzorcza, zaś w jej braku Wspólnicy, określają w formie uchwały regulamin i szczegółowe zasady udziału w Zgromadzeniu Wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Przyjęcie regulaminu może nastąpić uchwałą Wspólników bez odbycia zgromadzenia, jeżeli Wspólnicy reprezentujący bezwzględną większość głosów wyrażą na piśmie zgodę na treść tego regulaminu. Tym samym istnieje możliwość stosowania wprowadzonych zmian nawet wówczas, kiedy umowa spółki tej kwestii aktualnie nie reguluje.

Art. 234¹ k.s.h zmieniony art. 27 pkt 3) specustawy oraz art. 238 § 3 k.s.h dodany art. 27 pkt 4) specustawy.

Podejmowanie uchwał przez Zarządu

Wprowadzono możliwość uczestnictwa w posiedzeniach Zarządu przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Celem uniknięcia potencjalnych sporów o możliwość wykorzystania danego środka bezpośredniego porozumiewania się na odległość bardzo przydatne może się okazać uchwalenie stosownego regulaminu. Członkowie Zarządu mogą także brać udział w podejmowaniu uchwał Zarządu, w tym oddając swój głos na piśmie za pośrednictwem innego Członka Zarządu. Powyższe zmiany mają zastosowanie, o ile nie są zakazane wprost przez umowę spółki.

Art. 208 § 5¹-5³ k.s.h. dodane art. 27 pkt 1) specustawy.

Podejmowanie uchwał przez Radę Nadzorczą

Wprowadzono możliwość uczestnictwa w posiedzeniach Rady Nadzorczej przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Członkowie Rady Nadzorczej mogą także brać udział w podejmowaniu uchwał Rady Nadzorczej, oddając swój głos na piśmie za pośrednictwem innego Członka Rady Nadzorczej. Oddanie głosu na piśmie nie może jednak dotyczyć spraw wprowadzonych do porządku obrad bezpośrednio na posiedzeniu Rady Nadzorczej. Powyższe zmiany mają zastosowanie, o ile nie są zakazane przez umowę spółki. Jest to istotna zmiana, do tej pory podejmowanie uchwał w takich trybach musiało być wyraźnie dopuszczone w umowie spółki. W trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość uchwała jest ważna, gdy wszyscy członkowie rady zostali powiadomieni o treści projektu uchwały oraz co najmniej połowa Członków Rady Nadzorczej wzięła udział w podejmowaniu uchwały. Obecnie, w ramach każdego z przedstawionych powyżej sposobów można podejmować uchwały w zakresie wyborów przewodniczącego i wiceprzewodniczącego Rady Nadzorczej, powołania Członka Zarządu oraz odwołania i zawieszenia w czynnościach tych osób. Do tej pory nie było to możliwe. Należy pamiętać, że umowa spółki może przewidywać surowsze wymagania dotyczące podejmowania uchwał w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Art. 222 § 1¹ k.s.h. dodany art. 27 pkt 2) lit. a) specustawy oraz art. 222 § 3 i 4 k.s.h zmienione art. 27 pkt 2) lit. b) specustawy. Art. 222 § 5 k.s.h. został uchylony art. 27 pkt 2) lit. c) specustawy.

II. Spółki Akcyjne

Podejmowanie uchwał przez Walne Zgromadzenie

Zwołujący Walne Zgromadzenie, najczęściej będzie to zarząd lub rada nadzorcza, może postanowić, że udział w nim można będzie wziąć przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Taki udział obejmuje w szczególności:

a) dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w Walnym Zgromadzeniu, w ramach której mogą one wypowiadać się w toku obrad Walnego Zgromadzenia, przebywając w innym miejscu niż miejsce obrad Walnego Zgromadzenia,

b) wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku Walnego Zgromadzenia.

Jeżeli Zgromadzenie Wspólników ma się odbyć w sposób przedstawiony powyżej, w zawiadomieniu należy dodatkowo zamieścić informacje o sposobie uczestniczenia w tym zgromadzeniu, wypowiadania się w jego trakcie, wykonywania na nim prawa głosu oraz wniesienia sprzeciwu od podjętej wówczas uchwały bądź uchwał.

Można wprowadzić do statutu spółki postanowienie zakazujące przeprowadzenie Zgromadzenia Wspólników w ten sposób.

Rada Nadzorcza, określa w formie regulaminu szczegółowe zasady udziału w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

Podejmowanie uchwał przez Zarządu

Wprowadzono możliwość uczestnictwa w posiedzeniach Zarządu przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Członkowie Zarządu mogą także brać udział w podejmowaniu uchwał Zarządu, oddając swój głos na piśmie, w tym za pośrednictwem innego Członka Zarządu. Powyższe zmiany mają zastosowanie, o ile nie są zakazane w statucie spółki.

Rada nadzorcza powinna jednak uprzednio określić w formie regulaminu szczegółowe zasady udziału w posiedzeniu Zarządu przy wykorzystywaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Rada może to zrobić także przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Art. 371 § 3¹-3³ k.s.h. dodane art. 27 pkt 5) specustawy.

Podejmowanie uchwał przez Radę Nadzorczą

Wprowadzono możliwość uczestnictwa w posiedzeniach Rady Nadzorczej przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Członkowie Rady Nadzorczej mogą także brać udział w podejmowaniu uchwał Rady Nadzorczej, oddając swój głos na piśmie, w tym za pośrednictwem innego Członka Rady Nadzorczej. Oddanie głosu na piśmie nie może jednak dotyczyć spraw wprowadzonych do porządku obrad na posiedzeniu rady nadzorczej. Powyższe zmiany mają zastosowanie, o ile nie są zakazane w statucie spółki. Jest to istotna zmiana, do tej pory podejmowanie uchwał w takich trybach musiało być wyraźnie dopuszczone w statucie. W trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość uchwała jest ważna, gdy wszyscy członkowie rady zostali powiadomieni o treści projektu uchwały oraz co najmniej połowa Członków Rady Nadzorczej wzięła udział w podejmowaniu uchwały. Obecnie, w ramach każdego z przedstawionych powyżej sposobów można podejmować uchwały w zakresie wyborów przewodniczącego i wiceprzewodniczącego Rady Nadzorczej, powołania Członka Zarządu oraz odwołania lub zawieszenia w czynnościach tych osób. Do tej pory nie było to możliwe. Należy pamiętać, że statut spółki może przewidywać surowsze wymagania dotyczące podejmowania uchwał w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Rada Nadzorcza określa w formie regulaminu szczegółowe zasady udziału w posiedzeniu Rady Nadzorczej przy wykorzystywaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Rada może to uczynić także przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Art. 388 § 1¹ k.s.h. dodany art. 27 pkt 6) lit. a) specustawy oraz art. 388 § 2 i 3 k.s.h zmienione art. 27 pkt 6) lit. b) specustawy. Art. 388 § 4 k.s.h. został uchylony art. 27 pkt 6) lit. c) specustawy.

III. Udział notariusza/ prawnika

Przeprowadzenie Zgromadzenia Wspólników lub Walnego Zgromadzenia przy użyciu środków komunikacji elektronicznej rodzi pytanie o możliwość udziału w nich notariusza lub prawnika. Nie ma żadnych ustawowych przeciwskazań w tym zakresie. Co więcej, ustawodawca wskazał, że przebieg takich zgromadzeń powinien zostać określony w specjalnie uchwalonym regulaminie. W celu ich zaprotokołowania notarialnie, przewodniczący zgromadzenia, który powinien podpisać protokół, powinien spotkać się z notariuszem, a najlepiej, gdyby przewodniczący i notariusz byli obecni w jednym miejscu podczas zgromadzenia. Warto rozważyć wprowadzenie do regulaminu postanowienia, zgodnie z którym przewodniczącym zgromadzenia wymagającego zaprotokołowania w formie aktu notarialnego będzie każdorazowo członek zarządu lub rady nadzorczej spółki, który zapewni obecność notariusza na takim zgromadzeniu.

IV. Podsumowanie

Ustawodawca wprowadzonymi zmianami umożliwił sprawniejsze funkcjonowanie organów spółek kapitałowych na odległość, przy wykorzystaniu możliwości technicznych jakie dzisiaj stają się powszechne. Należy jednak pamiętać, że przeprowadzenie posiedzeń w wielu wypadkach musi znaleźć uprzednią podstawę w stosownych regulaminach uchwalonych przez Radę Nadzorczą (w przypadku Zgromadzenia Wspólników spółki z o.o. takie regulacje mogą zostać przyjęte w ramach uchwały Wspólników). Oznacza to też, że wiele w kwestii praktycznego zastosowania nowych regulacji będzie zależeć od tego, w jaki sposób spółki zaadaptują je do swoich potrzeb (np. za pośrednictwem jakiego komunikatora będzie można wziąć udział w zgromadzeniu/posiedzeniu na odległość). Należy pamiętać, że takie regulaminy nie mogą określać wymogów i ograniczeń, które nie są niezbędne do identyfikacji osób biorących udział w posiedzeniu/zgromadzeniu organu spółki i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej. Rekomendujemy, w celu wyeliminowania jakiegokolwiek ryzyka, jak najszybsze uchwalenie stosownych regulaminów. Deklarujemy kompleksowe wsparcie prawne w tym zakresie.

W przypadku pytań lub wątpliwości uprzejmie prosimy o kontakt.

Z poważaniem,

adw. dr Artur Krzykowski

Partner Zarządzający

www.AKLEGAL.pl

artur.krzykowski@aklegal.pl

501 752 898